Có câu nói: “Khoảng cách từ dạ dày đến trái tim là ngắn nhất”. Sức mạnh của đồ ăn có khả năng cảm hóa, chinh phục trái tim của bất cứ ai. Như vậy đủ để thấy được vai trò và tầm quan trọng của việc chọn thực đơn cho sự kiện.

Trong tổ chức sự kiện, ngoài việc chọn địa điểm tổ chức, bạn cũng cần phải lưu tâm tới vấn đề thực đơn. Không thể phó mặc điều đó cho nhà cung cấp bởi nó có thể khiến cho bữa tiệc của bạn diễn ra không như mong muốn.

Vì vậy hãy nắm chắc những lưu ý dưới đây khi lựa chọn thực đơn cho sự kiện:

1. Những bước cần chuẩn bị

1.1. Chọn nhà hàng

Nếu đã có kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn hãy cân nhắc kỹ lưỡng về vấn đề thực đơn trong quá trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường, những địa điểm tổ chức sự kiện sẽ cung cấp luôn cả dịch vụ ăn uống. Nhưng nếu như giá cả thực đơn không phù hợp, bạn có thể lựa chọn một bên cung cấp thứ 3 hoặc thảo luận phương án thay thế, deal giá thấp nhất để phù hợp với mức ngân sách dự kiến.

Mỗi nhà hàng, khách sạn lại có một phong cách ẩm thực riêng biệt nên giải pháp dành cho bạn đó là nên tìm hiểu đánh giá của chuyên gia và khách hàng, những người từng sử dụng dịch vụ ở nhà hàng đó trước đây để có được những nhận định căn bản trước khi đặt.

1.2. Lưu ý thực phẩm theo mùa

Nhà thơ Nguyễn Bỉnh Khiêm từng viết “Thu ăn măng trúc – Đông ăn giá” để nói về thói quen ăn uống mùa nào thức nấy của người Việt. Thực tế bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này trong lựa chọn thực đơn để đảm bảo có được mức giá tốt nhất. Các loại rau củ trái mùa dù lạ miệng nhưng có mức giá cao và không thuận tiện trong công tác chế biến. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là một gợi ý, thực tế bạn nên cân nhắc tính chất sự kiện của mình để chọn các món ăn hợp lý nhất.

1.3. Chọn thực đơn

Một thực đơn set menu trong sự kiện thông thường bao gồm từ 8 đến 12 món, trong đó đã bao gồm món khai vị, món chính và tráng miệng. Hãy kết hợp hài hòa các món ăn này theo gợi ý bên trên để đảm bảo lấy lòng dạ dày khách mời một cách tốt nhất.

Bạn cũng hãy hỏi trước nơi cung cấp thực phẩm để đảm bảo về vệ sinh an toàn thực phẩm. Nếu bạn còn không yên tâm mà vẫn lo lắng về vấn đề này, bạn có thể thảo luận trước với khách sạn hay đơn vị tổ chức tiệc và có những điều khoản thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng. Một số khách sạn cao cấp đã lựa chọn phương án sử dụng biện pháp lưu giữ thực phẩm sau khi vừa chế biến xong (có thể cho vào túi zip, lưu trữ trong tủ lạnh) để phục vụ công tác giám định trong trường hợp có sự cố ngộ độc xảy ra.

2. Những điều cần biết khi chọn thực đơn sự kiện

2.1. Lựa chọn loại tiệc

Có 2 loại thực đơn phổ biến trong các bữa tiệc hiện nay đó là buffet và set menu.

Thực đơn buffet là tiệc ăn theo kiểu tự chọn, người tham dự có thể tùy ý lựa chọn món ăn theo sở thích của mình. Lợi ích của tiệc buffet đó là:

– Nhiều món ăn, các món đa dạng

– Không giới hạn về số lượng

– Có thể tự do đi lại, giao lưu, trò chuyện trong quá trình ăn uống.

Tuy nhiên, tiệc buffet cũng dễ gây ra tình trạng lộn xộn, chen chúc khi lấy đồ ăn. Nhiều khách mời mắc chứng “no cái bụng, đói con mắt” lấy nhiều mà ăn không hết gây lãng phí thực phẩm.

Ngoài ra, các bữa tiệc buffet thế này cũng không phù hợp với đối tượng khách mời là những người trung niên cao tuổi vốn không thích chen lấn, xô bồ và ngại di chuyển. Trong các sự kiện có tính chất trang trọng hoặc/và có nhiều khách vip thì bạn tuyệt đối ko nên tổ chức tiệc buffet bởi làm tiệc đứng lúc này sẽ bị coi là thất thố, những nhân vật vip sẽ có cảm giác “cá mè một lứa”. Về cơ bản, buffet chỉ phù hợp với hình thức ăn nhanh, mang tính chất giao lưu thân mật và khách tham dự sự kiện có vai vế ngang nhau.

Đặc biệt các sự kiện có quan chức tham dự, buffet ko được áp dụng vì nó còn liên quan đến công tác an ninh.

Tiệc set menu với số lượng món giới hạn là kiểu thực đơn phù hợp với hầu hết các sự kiện. Hình thức tiệc này tránh được việc lãng phí đồ ăn, đồng thời cũng khiến cho bữa tiệc trở nên sang trọng hơn.

Tuy nhiên nhược điểm của nó cũng nằm ở chỗ người tham dự không được lựa chọn món ăn mình thích và không thể giao lưu chuyện trò với nhiều người.

Để tiện hình dung, bạn có thể theo dõi bảng so sánh về hai hình thức tiệc buffet và tiệc set menu như sau:

2.2. Lựa chọn các món ăn cần có trong bàn tiệc

* Món khai vị

Món khai vị đóng vai trò kích thích vị giác, giúp cho người ăn cảm thấy ngon miệng hơn khi thưởng thức các món ăn chính. Món khai vị thường là các món ăn nhẹ như soup, salad, gỏi, các món ngô, khoai chiên hoặc rán,…

* Món chính

Món chính là món được mong chờ nhất trong các bữa tiệc với thực phẩm đa dạng, được chế biến cầu kỳ theo nhiều phương pháp như chiên, nướng, hấp, hầm… Các món ăn này vừa cung cấp nhiều dinh dưỡng vừa đảm bảo “chắc bụng” cho người tham dự.

Khi lựa chọn món chính, hãy chú ý kết hợp hài hòa các món ăn nhiều đạm như: Thịt, cá với các món ăn giàu chất xơ như: rau, củ, quả vừa đảm bảo dinh dưỡng vừa tránh đầy bụng, khó tiêu. Các món xào, nấu, nướng sẽ được kết hợp với các món hấp, luộc giúp ngăn ngừa cảm giác ngán, ngấy.

Ngoài ra bạn cũng chú ý vào việc kết hợp các món ăn. Nếu là bữa tiệc theo phong cách món Âu thì sẽ ra sao, món Á thì thế nào. Thực tế có không ít các trường hợp khi tổ chức sự kiện sang trọng, các món ăn được bày lên theo kiểu “có gì dùng nấy”, không theo một phong cách cụ thể khiến giảm đi tính trang trọng. Muốn tránh khỏi tình trạng này, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải đưa ra một form nhất quán, từ màu sắc chủ đạo của bữa tiệc cho đến ý nghĩa của từng món ăn. Một ví dụ để hình dung: Nếu sự kiện có tên “Cùng tiến tới tương lai” và khách tham dự là các chủ doanh nghiệp, thực đơn nên lựa chọn là các món ăn có phong cách mới lạ, là sự kết hợp giữa Âu và Á, giữa truyền thống và hiện đại. Cũng là món gà, thay vì chỉ quay hoặc chiên, nhà bếp có thể chế biến thành “Kim kê đả dừa”. “Món lạ” biểu thị tương lai tốt đẹp ngày mai là nhờ kết hợp giữa sự tinh túy của đất trời và sức mạnh nội tại của mỗi cá nhân tham dự sự kiện ngày hôm nay.

* Món tráng miệng

Món tráng miệng là món cuối cùng được dọn ra trên bàn tiệc. Các món tráng miệng thông thường gồm: Trái cây, chè, kem, bánh ngọt, sữa chua, socola,… Món tráng miệng sẽ giúp ổn định lại vị giác và có lợi cho hệ tiêu hóa. Chúng ta cũng cần chú ý sự phù hợp với thực đơn chính và đôi khi món tráng miệng lại để lại ấn tượng sâu đậm cho các khách mời.

2.3. Chọn đồ uống

Đồ uống trong sự kiện có thể là nước khoáng, đồ uống có ga, đồ uống có cồn. Với những sự kiện như hội nghị, bạn có thể thay bia bằng các loại rượu vang, cocktail có nồng độ cồn nhẹ để sự kiện diễn ra văn minh, hiện đại, hạn chế việc khách mời say xỉn “túy lúy” dẫn đến những sự cố không mong muốn.

Đồ uống có thể phục vụ theo 2 cách là để sẵn trên bàn hoặc tiếp khi khách đã ngồi vào bàn. Nếu sự kiện diễn ra vào mùa hè, bạn có thể làm việc với khách sạn để đặt một quầy bar nhỏ (có thể có cả bartender – nhân viên pha chế) để phục vụ đồ uống theo ý muốn của khách hàng.

Đồ uống sẽ phụ thuộc nhiều vào món ăn trên bàn tiệc. Tùy từng loại món ăn sẽ thích hợp với một loại đồ uống khác nhau. Ngoài ra, thời điểm cũng là yếu tố ảnh hưởng đến đồ uống. Nhiều khách hàng cho rằng cùng một loại rượu vang nhưng khi uống vào buổi tối họ sẽ cảm thấy chua hơn là vào buổi trưa. Điều này bạn cũng nên lưu ý để có sự chuẩn bị hợp lý nhất.

3. Mách nhỏ những gợi ý khi chọn thực đơn cho sự kiện

3.1. Nắm bắt thông tin của khách mời

Để việc lựa chọn thực đơn phù hợp với sự kiện và làm thỏa mãn phần đông khách mời thì bạn nên nắm bắt rõ đối tượng khách mời của sự kiện là những ai, thuộc tầng lớp nào, nghề nghiệp cũng như sở thích của họ ra sao. Ngoài ra vấn đề tôn giáo cũng phải được lưu tâm. Nếu bữa tiệc của bạn có người Ấn Độ, hãy bỏ qua những món có thịt heo, thịt bò. Nếu bữa tiệc dành cho các vị chư tôn giáo phẩm, tăng ni Phật tử thì không sử dụng thực phẩm chế biến từ động vật.

Nếu khách mời là những người thân thiết, dân dã hãy lựa chọn menu theo sở thích và thói quen của số đông mọi người như: món Bắc, món Tây Bắc, món Trung, món Nam, món chay, món xào, món nướng,…

3.2. Nắm bắt những món ăn kiêng kỵ

Tùy vào phong tục tập quán của từng địa phương mà bạn nên chú ý tới những món ăn cần tránh trong bữa tiệc. Sự tinh tế và chu đáo ấy là điểm lấy lòng khách mời và cũng là yếu tố giúp cho sự kiện của bạn trở nên ý nghĩa hơn. Chẳng hạn, theo quan niệm dân gian, đối với tiệc cưới của người miền Nam, nên tránh các món canh chua, canh đắng, món mắm vì nó gợi lên đắng cay, chua chát và nặng mùi. Đối với người dân miền Bắc thì không phải cứ mâm cỗ toàn món độc, lạ, đắt tiền là sẽ được đón nhận. Vì người Bắc thường thích những món ăn quen thuộc miễn sao được chế biến ngon và đầy đặn. Đối với các bữa tiệc khai trương nên tránh các món từ mực, chuối. Đối với các bữa tiệc vào ngày mùng 1 đầu tháng nên tránh các món: mực, ốc, mắm tôm,… vì cũng theo quan niệm, những tên gọi này kéo theo sự đen đủi cả tháng.

3.3. Lưu ý khi làm việc với nhà hàng

Hãy tham khảo trước món đặc sắc nhất của địa điểm đó là món gì? Thông thường đầu bếp của mỗi nhà hàng, khách sạn lại có những món “tủ” riêng. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn món ăn đó để thưởng thức những hương vị hấp dẫn nhất.

Đa số tại các nhà hàng, khách sạn, thực đơn đều được lên menu từ trước. Bạn sẽ chỉ được “order” các “option” có sẵn mà ít được tự do lựa chọn món mới lạ. Thêm vào đó, chất lượng đồ ăn tại nhiều khách sạn cũng chưa ngon nên khách chỉ ăn qua loa đại khái chứ chưa thực sự tâm đắc.

Chính vì vậy, khi tham khảo thực đơn, bạn có thể yêu cầu nhà hàng cho thử trước các món ăn và lựa chọn kỹ lưỡng menu. Ngoài ra, bạn cũng nên note kỹ và thông báo thời gian cụ thể đến bộ phận bếp để đảm bảo các món ăn ra đúng giờ, nóng hổi, tươi mới. Trường hợp sự kiện bị quá thời gian hay nhanh hơn dự định, hãy thông báo kịp thời đến người phụ trách tiệc để có sự sắp xếp phù hợp.

3.4. Chi phí cho mỗi bàn tiệc

Mỗi địa điểm tổ chức lại có nhiều set tiệc với các mức tài chính khác nhau cho bạn lựa chọn. Vì vậy, hãy sử dụng một mức kinh phí phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện cũng như đặc điểm của khách mời.

Ngoài ra, bạn cũng nên làm rõ giá của menu có bao gồm đồ uống không. Thông thường có nhiều gói lựa chọn đồ uống cho bạn như gói uống theo giờ, gói uống theo số lượng,… hãy căn cứ vào thời lượng chương trình cũng như “sức uống” của phần đông khách mời để lựa chọn gói đồ uống phù hợp với ngân sách và tính chất của sự kiện.

Các chi phí phát sinh khác tưởng là nhỏ nhưng lại không hề nhỏ chút nào. Nếu bạn muốn mang thêm đồ ăn, đồ uống từ ngoài vào, nơi tổ chức sự kiện sẽ phải tính thêm phí dịch vụ và khoản phí đó là bao nhiêu. Ngoài ra, nếu bạn yêu cầu sắp thêm bàn tiệc hay phục vụ thêm món thì mức phí sẽ như thế nào. Hãy hỏi trước tất cả những điều đó để có sự chuẩn bị chu đáo.

Cuối cùng, “mâm cao cỗ đầy” là tư tưởng đã ăn sâu ngàn đời của người Việt. Vì vậy khi đặt tiệc hãy chú ý để đảm bảo thực khách có thể ăn uống vừa vặn, thoải mái nhưng cũng tránh thừa thãi gây lãng phí.

Có rất nhiều điều cần chú ý trong việc lựa chọn thực đơn cho một sự kiện. Chính vì vậy, chu đáo từ những điều nhỏ nhất sẽ là hành động thể hiện kinh nghiệm kèm sự chuyên nghiệp của cả chủ đầu tư lẫn đơn vị tổ chức sự kiện.